Politiques d'un studio boudoir : de l'acompte à la confidentialité

Pourquoi des politiques écrites vous protègent toutes les deux

Les politiques semblent bureaucratiques jusqu'à ce qu'un problème survienne : une annulation de dernière minute, une invitée qui veut filmer sur le plateau ou une demande de suppression des années plus tard. Les écrire à l'avance vous permet de répondre à ces moments avec cohérence et bienveillance, sans improviser.

Des politiques claires rassurent aussi les clientes. Une cliente boudoir qui lit précisément comment fonctionnent l'acompte, la confidentialité et la livraison vous fera davantage confiance que celle qui doit demander.

Ceci est un guide de planification, pas un avis juridique. Faites relire votre contrat et vos politiques par un professionnel qualifié là où vous exercez.

Acomptes et paiements

Un acompte ou un tarif de séance réserve la date et couvre le temps de préparation. Précisez s'il est remboursable, ce qu'il couvre et quand le solde ou le paiement de la collection est dû.

• Montant de l'acompte ou du tarif de séance et ce qu'il garantit.
• Si l'acompte est remboursable, et dans quelles circonstances.
• Quand les paiements restants sont dus.
• Conditions d'échéancier, si vous en proposez.

Reports et annulations

Les imprévus arrivent, et les séances boudoir sont souvent déplacées pour cause de maladie, de trac ou d'agenda. Une politique de report équitable préserve l'acompte de la cliente tout en protégeant votre planning.

• Le délai de prévenance nécessaire pour reporter sans frais.
• Combien de fois une séance peut être reportée.
• Ce qu'il advient de l'acompte si la cliente annule.
• Ce qui se passe si vous devez reporter, y compris pour maladie.
• Comment sont gérés la météo ou les problèmes de lieu pour les séances en extérieur.

Invités, téléphones et enregistrements sur le plateau

Décidez à l'avance qui peut être présent pendant la séance. Certaines clientes veulent une amie en soutien ; d'autres, une intimité totale. Quoi que vous autorisiez, dites-le avant le jour de la séance.

• Si les invités sont autorisés, et combien.
• Si les invités peuvent photographier ou filmer avec leur téléphone.
• Si vous filmez des coulisses, et uniquement avec un consentement écrit.
• Qui d'autre peut être présent, comme une coiffeuse-maquilleuse ou un assistant.

Utilisation des images et consentement

Votre politique d'utilisation des images doit correspondre à votre formulaire de consentement. Indiquez clairement que rien n'est partagé sans consentement écrit, décrivez les options et expliquez comment une cliente peut modifier son choix ensuite.

• Par défaut : aucun partage sans consentement écrit.
• Les options de consentement : présentation privée, portfolio anonyme ou utilisation identifiable.
• Comment retirer ou restreindre le consentement, et ce qui peut ou non être retiré.
• Si les clientes peuvent partager leurs propres images, et comment vous créditer si elles le font.

Délais de livraison

Les clientes veulent savoir quand elles verront leurs images. Fixez des délais réalistes pour les épreuves, le choix des favoris, les images finales retouchées et les produits physiques, et respectez-les.

• Quand les épreuves seront prêtes et comment elles sont livrées.
• La date limite pour choisir les favoris, et ce qui se passe si elle est dépassée.
• Quand les images finales retouchées seront livrées.
• Délais de fabrication des albums et tirages.

Conservation, archivage et suppression

Indiquez combien de temps vous conservez fichiers et galeries, comment les clientes peuvent télécharger leurs images finales et comment demander la suppression. Les clientes soucieuses de confidentialité accordent souvent plus d'importance à cette politique qu'à toute autre.

Assurez-vous que la politique correspond au fonctionnement réel de vos outils. Dans Framekeep, les galeries studio passent dans une archive réversible 14 jours après leur création : l'accès client se ferme mais les images sont conservées jusqu'à ce que vous les restauriez ou les supprimiez, et les galeries anonymes gratuites sont supprimées après 14 jours. Décrivez votre propre processus en ces termes concrets.

• Combien de temps la galerie client reste ouverte.
• Combien de temps vous conservez les fichiers originaux et retouchés.
• Comment une cliente peut demander la suppression, et dans quel délai vous agissez.
• Comment vous stockez les sauvegardes et qui peut y accéder.