Envoyez le message correspondant à la prochaine action du client
Utilisez les cinq modèles à copier ci-dessous pour le remerciement, la galerie d'épreuves, les sélections, les fichiers finalisés et le rappel d'accès. Remplacez tous les éléments entre crochets, retirez les options sans objet et vérifiez chaque lien avant l'envoi.
- Épreuves : précisez comment accéder à la galerie, le nombre d'images à choisir et la date de sélection.
- Photos finales : indiquez les fichiers téléchargeables et demandez au client de les vérifier.
- Accès : nommez l'événement réel (expiration de l'invitation, archivage réversible ou politique de suppression) et sa date.
Donnez à chaque message une tâche
Ne regroupez pas l'ensemble du flux de travail dans un seul e-mail. Envoyez un remerciement, des instructions de preuve, un rappel de sélection, la livraison finale et un avis de clôture. Utilisez des dates qui correspondent à votre contrat et à votre file d'attente d'édition ; la copie ci-dessous ne définit pas votre délai d'exécution.
Message 1 : merci le jour même
Envoyez-le après la séance avec une date de livraison des épreuves correspondant à votre file de retouche réelle.
- Donnez au client un vrai rendez-vous.
- Dites-leur où envoyer une question relative à la confidentialité.
Remerciement après la séance
Objet : Merci pour aujourd'hui Bonjour [First name], Merci de m'avoir fait confiance pour la séance d'aujourd'hui. Je vous enverrai votre galerie d'épreuves privée d'ici le [date], avec les instructions d'accès et de sélection. Si une question de confidentialité se pose d'ici là, répondez à ce message. Merci, [Studio name]
Message 2 : les épreuves privées sont prêtes
Choisissez le moyen d'accès réellement utilisé par votre galerie, précisez le nombre d'images incluses dans la sélection et la date d'accès réelle. Ouvrez le lien dans un navigateur déconnecté avant de l'envoyer. La liste de contrôle pour le partage de preuves couvre le reste.
Instructions de la galerie d'épreuves
Objet : Vos épreuves privées sont prêtes Bonjour [First name], Votre galerie d'épreuves privée est prête : [Private gallery link] Pour l'ouvrir, [enter the PIN supplied separately / use your invite link]. Il s'agit d'aperçus non finalisés ; les téléchargements sont donc désactivés. Ajoutez aux favoris [number] images à retoucher avant le [selection date]. Votre collection et les prix des images supplémentaires figurent dans [agreed pricing guide link]. Je confirmerai la liste de sélection avant la retouche. [State the actual invite expiry or gallery archive date and what it means for access.] Si le lien ne s'ouvre pas ou si vous avez besoin d'aide pour la sélection, répondez ici. [Studio name]
Message 3 : rappel de sélection
Envoyez-le uniquement si les sélections sont encore attendues. Renvoyez au nombre d'images convenu et aux règles de dépassement du délai ; le rappel doit respecter ces conditions.
Rappel de sélection
Objet : Un rappel concernant vos favoris Bonjour [First name], Votre sélection d'épreuves est attendue pour le [selection date]. Ouvrez votre galerie et ajoutez aux favoris les [number] images incluses dans votre collection : [Private gallery link] Si vous avez besoin d'aide pour réduire votre sélection ou prévoyez un retard, répondez avant cette date. Les modalités de sélection et de délai convenues sont ici : [policy link]. Je confirmerai la liste avant le début de la retouche. [Studio name]
Message 4 : les finales retouchées sont prêtes
Dans Framekeep, marquez les fichiers à livrer Finale et activez l'accès au téléchargement prévu avant l'envoi. Consultez le guide de téléchargement, puis testez la vue du client. Remplacez “Finales” ci-dessous si votre galerie utilise une autre étiquette.
Livraison de la galerie finalisée
Objet : Votre galerie finalisée est prête Bonjour [First name], Vos images retouchées sont prêtes : [Private gallery link] Ouvrez Finales pour télécharger vos fichiers finalisés avant le [download date]. Les aperçus d'épreuve restent séparés, avec les téléchargements désactivés. Veuillez ouvrir les fichiers téléchargés sur l'appareil où vous prévoyez de les conserver, vérifier que l'ensemble est complet et me signaler tout élément manquant. Gardez une seconde copie dans un autre emplacement. [State the actual gallery archive or access date and how to request help.] Merci, [Studio name]
Message 5 : rappel d'accès ou d'expiration
Choisissez l'événement réel qui affecte l'accès et expliquez-le simplement. Dans Framekeep, les galeries de studio sont archivées après 14 jours ; l'archivage bloque l'accès du client jusqu'à la restauration par le studio et reste réversible. L'expiration d'une invitation constitue une limite d'accès distincte. Aucun de ces événements n'est une suppression définitive.
Utilisez un avis de suppression définitive uniquement s'il correspond à la politique de conservation convenue du studio et à l'action prévue. Ne présentez pas la date d'archivage comme une date de suppression.
Rappel d'accès à la galerie
Objet : Rappel d'accès à la galerie Bonjour [First name], Un rappel : [your invite expires / your gallery moves to archive] le [date]. [Explain what happens next: request a new invite / contact the studio to ask about restoring the archived gallery.] Veuillez terminer les téléchargements de vos images finales approuvées avant cette date : [Private gallery link] Si vous avez besoin d'aide, répondez avant le [date]. [Studio name]
Clôturer avec une demande de révision facultative
Attendez que le client confirme les fichiers, puis envoyez lui-même la demande de révision. Un avis ne devrait jamais être le prix à payer pour obtenir de l’aide.
Le e-mail d'avis sur le boudoir permet aux clients de garder les détails publics à caractère général.
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