Políticas de un estudio boudoir: del depósito a la privacidad

Por qué unas políticas por escrito os protegen a ambas

Las políticas parecen burocráticas hasta que algo sale mal: una cancelación de última hora, una invitada que quiere grabar en el set o una petición de borrar imágenes años después. Tener tus políticas por escrito te permite responder a esos momentos de forma coherente y amable, sin improvisar.

Unas políticas claras también tranquilizan a las clientas. Una clienta de boudoir que lee exactamente cómo funcionan el depósito, la privacidad y la entrega confía más que una que tiene que preguntar.

Esta es una guía de planificación, no asesoramiento legal. Pide a un profesional cualificado de tu zona que revise tu contrato y tus políticas.

Depósitos y pagos

Un depósito de reserva o una tarifa de sesión asegura la fecha y cubre el tiempo que dedicas a prepararla. Indica si es reembolsable, qué cubre y cuándo vence el saldo restante o el pago de la colección.

• Importe del depósito o la tarifa de sesión y qué asegura.
• Si el depósito es reembolsable y en qué circunstancias.
• Cuándo vencen los pagos restantes.
• Condiciones del pago a plazos, si lo ofreces.

Cambios de fecha y cancelaciones

La vida pasa, y las sesiones boudoir a menudo se mueven por enfermedad, nervios o agendas. Una política de cambios justa mantiene el depósito de la clienta a su favor mientras protege tu calendario.

• Con cuánta antelación se puede cambiar la fecha sin coste.
• Cuántas veces se puede cambiar la fecha de una sesión.
• Qué pasa con el depósito si la clienta cancela.
• Qué pasa si eres tú quien necesita cambiar la fecha, incluido por enfermedad.
• Cómo se gestionan el mal tiempo o los problemas con la ubicación en sesiones en exteriores.

Invitados, móviles y grabaciones en el set

Decide de antemano quién puede estar presente durante la sesión. Algunas clientas quieren a una amiga de apoyo; otras, privacidad total. Permitas lo que permitas, dilo antes del día de la sesión.

• Si se permiten invitados y cuántos.
• Si los invitados pueden hacer fotos o grabar con el móvil.
• Si grabas contenido entre bastidores, y solo con consentimiento por escrito.
• Quién más puede estar presente, como una peluquera y maquilladora o un asistente.

Uso de imágenes y consentimiento

Tu política de uso de imágenes debe coincidir con tu formulario de consentimiento. Indica con claridad que nada se comparte sin consentimiento por escrito, describe las opciones de consentimiento y explica cómo puede una clienta cambiar su elección más adelante.

• Por defecto: no se comparte nada sin consentimiento por escrito.
• Opciones de consentimiento, como visualización privada, portafolio anónimo o uso identificable.
• Cómo retirar o limitar el consentimiento, y qué se puede y no se puede retirar.
• Si las clientas pueden compartir sus propias imágenes y cómo deben mencionarte si deciden hacerlo.

Plazos de entrega

Las clientas quieren saber cuándo verán sus imágenes. Fija plazos realistas para las pruebas, la elección de favoritas, las finales retocadas y los productos físicos, y cúmplelos.

• Cuándo estarán listas las pruebas y cómo se entregan.
• La fecha límite para elegir favoritas y qué pasa si se supera.
• Cuándo se entregarán las finales retocadas.
• Plazos de producción de álbumes e impresiones.

Conservación, archivo y eliminación

Indica cuánto tiempo conservas archivos y galerías, cómo pueden las clientas descargar sus finales y cómo pueden pedirte que elimines imágenes. A las clientas preocupadas por la privacidad suele importarles esta política más que ninguna otra.

Asegúrate de que la política coincide con cómo funcionan de verdad tus herramientas. En Framekeep, las galerías de estudio pasan a un archivo reversible 14 días después de crearse, donde se cierra el acceso de la clienta pero las imágenes se conservan hasta que las restauras o eliminas, y las galerías anónimas gratuitas se eliminan a los 14 días. Describe tu propio proceso en esos términos concretos.

• Cuánto tiempo permanece abierta la galería de la clienta.
• Cuánto tiempo conservas los archivos originales y editados.
• Cómo puede una clienta solicitar la eliminación y con qué rapidez actúas.
• Cómo guardas las copias de seguridad y quién puede acceder a ellas.